1. Dilekçe (yönetim kurulu veya temsil ve ilzama yetkilendirilen üye ya da üyeler tarafından imzalanmalıdır, vekaleten imzalanmış ise söz konusu işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren vekaletnamenin aslı veya onaylı sureti eklenmelidir.)
2. Bakanlık veya diğer resmi kurumların iznine veya uygun görüşüne tabi olan şirketler için izin veya uygun görüş yazısı
3. Genel kurul toplantısında bakanlık temsilcisi bulunması halinde, bakanlık temsilcisi atama yazısı aslı
Not: Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere, tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında bakanlık temsilcisi bulunması zorunlu değildir.
4. Genel kurul toplantısı ile ilgili ;
• yönetim kurulu gündem kararı (fotokopi)
• Noter tasdikli genel kurul toplantı tutanağı (toplantı tutanağı “genel kurul toplantı ve müzakere defteri” ne yapıştırıldıktan sonra noter tasdiki yaptırılmalıdır.) (1 asıl olmak üzere 2 adet)
• Hazirun cetveli(1 asıl olmak üzere 2 adet)
Not : (1) Olağan genel kurul toplantısı her faaliyet dönemi sonundan itibaren 3 ay içinde yapılır. Genel kurul toplantısında tescile tabi bir hususun bulunmaması halinde 2,3 ve 4 üncü maddede belirtilen genel kurul evraklarının dilekçe ekinde sicil dosyasına sunulması gerekmektedir.
(2) Genel kurul tutanağının sicil gazetesinde ilanının istenmesi halinde ise genel kurul tutanağı müdürlüğümüz tarafından ilan edilmek üzere sicil gazetesine gönderilir.
(3) Yapılmamış birden fazla yıla ait genel kurulların aynı anda yapılması mümkündür.
Not: Genel kurula vekaleten katılım olması durumunda vekaletnamesinin noterde düzenlenmesi gerekmektedir.
Not: Tek pay sahipli şirketlerde toplantı başkanlığı oluşturulması ile genel kurula katılabilecekler listesinin hazırlanması zorunlu değildir.
Not: İdare organının birden fazla üyeden oluşması, ancak istifa nedeniyle karar alma nisabının etkilenmemiş olması halinde, istifa tescili ile boşalan yönetim kurulu üyeliğine tamamlama yapılarak yönetim kurulunun yeni üyesi belirlenir. Ancak, çoğunluğun istifası durumunda, şirketin organsız kalmasını engellemek ve gerekli tedbirleri almak adına yönetim kurulu seçimi gündemi ile genel kurul yapılması gerekmektedir.
5. Genel kurul toplantısında yönetim kurulu seçimi var ise ;
• Yönetim kurulunun görev bölümü ile şirketin temsiline ilişkin noter tasdikli yönetim kurulu kararı (1 asıl olmak üzere 2 adet)
• Yönetim kurulu üyesi yerli sermayeli tüzel kişi ise, tüzel kişi adına, tüzel kişi tarafından belirlenen bir gerçek kişinin temsilci olarak belirlendiğine dair noter tasdikli yetkili organ kararı (1 asıl olmak üzere 2 adet)
• Yönetim kurulu üyesi yabancı sermayeli tüzel kişi ise, ilgili ülkenin yetkili makamları tarafından düzenlenmiş tüzel kişiye ait sicil özeti/faaliyet belgesi ile tüzel kişi tarafından belirlenen bir gerçek kişinin temsilci olarak belirlendiğine dair noter tasdikli yetkili organ kararı ve tercümesi (1 asıl olmak üzere 2 adet)
• Temsile yetkili Yönetim kurulu üyelerinin; sicil müdürlüğü veya noter tarafından düzenlenmiş imza beyannamesi
Not: İmza Beyannameleri “mersis talep no” belirtilmek suretiyle herhangi bir sicil müdürlüğünde de düzenlenebilmektedir.
• Yönetim kurulu üyeleri T.C. uyruklu ise nüfus cüzdanı fotokopisi (2 adet),yabancı uyruklu ise noter tasdikli pasaport ve tercümesi / Mavi kart / Yabancı kimlik numarası var ise, yabancı kimlik numarasını gösteren belge (çalışma/ikamet/geçici koruma vb.)(1 asıl olmak üzere 2 adet)
• Fotoğraf (2 adet)
6. Yönetim kurulu üyesinin genel kurula katılmaması veya yönetim kurulu üyesinin ortak dışı olması halinde görevi kabul ettiğine dair görev kabul beyanı
7.Bağımsız denetime tabi şirketlerde bağımsız denetçi seçimi var ise , bağımsız denetçi görev kabul beyanı ile denetçinin gerçek kişi olması halinde nüfus cüzdanı fotokopisi (2 adet)
Not : Bağımsız denetime tabi şirketler, genel kurulda mutlaka TTK 399 a göre bir yıl için Bağımsız denetçi seçmeleri zorunlu olup genel kurulda denetçinin, tam ünvanı, adres bilgisi, vergi kimlik numarası, bağlı olduğu ticaret sicil müdürlüğü ve sicil numarası ile mersis numarasına yer verilmiş olması gerekmektedir, genel kurulda bu bilgilere yer verilmemesi halinde bağımsız denetçi görev kabul beyanında bu bilgilerin bulunması zorunludur.
8. Genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren iç yönerge (2 asıl olmak üzere 3 adet)
Not : (1) Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yönetim kurulu tarafından hazırlanmış iç yönergenin yapılacak ilk genel kurulun onayına sunularak tescil ve ilan ettirilmesi gerekmektedir.
(2) Yabancı uyruklu gerçek/tüzel kişilerin pasaport ile kaydı sırasında öncelikle bu kişilerin müdürlüğümüz tarafından sisteme tanıtılması gerekmekte olup, mersis üzerinden başvuru yapmadan önce yabancı ortak tanımlama dilekçesi ile müdürlüğümüze başvurulması gerekmektedir.
(3) Yabancı bir hukuka tabi olarak yabancı bir ülkede düzenlenmiş belgelerin, Türk Konsolosluğundan veya yabancı resmi belgelerin tasdiki mecburiyetinin kaldırılması sözleşmesi hükümlerine göre tasdik ettirilmesi (apostil onaylı) ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte müdürlüğümüze verilmesi zorunludur.
(4) Şirket esas sözleşmesine uygun olarak genel kurul tarafından seçilmiş olan yönetim kurulu üyelerinin sayısı ve görev süresi, ancak yeni yapılacak genel kurul toplantısı ile değiştirilir.
